Configurações na Rise Accounting

Configurações da empresa

Para mudar os detalhes de uma empresa:
  1. Aceda ao Menu > Configurações.
  2. Aceda ao separador Informações da empresa.
  3. Introduza o nome da empresa, informação de endereço, número de único de entidade legal, nome do responsável e as suas informações de contacto, um website da empresa e outros.
  4. Para carregar o logótipo, clique em Carregar logotipo selecionar o logotipo e clicar OK.
  5. Clique em Guardar para guardar o que fez ou em Guardar e fechar para concluir.

Configurações de contabilidade

Nas configurações de Contabilidade, pode configurar as contas contabilísticas padrão da sua empresa. Estas contas serão preenchidas automaticamente nos documentos comerciais por defeito.
Para especificar as definições de contabilidade:
  1. Aceda ao Menu > Configurações .
  2. Aceda ao separador Contabilidade.
  3. Introduza o Primeiro mês do ano fiscal.
  4. Especifique todas as contas de saldo inicial padrão que possui. Se tiver várias contas do mesmo tipo e a utilização das mesmas variar de acordo com cada documento ou artigo de inventário, deixe os campos correspondentes em branco. Se não tiver algumas das contas e não as vai utilizar na sua empresa, deixe-as também em branco.
  5. Se pretende utilizar o IVA, precisa de o ativar na sua infobase. Para configurar o IVA:
  • Marque a caixa de seleção IVA Registado para ativar o IVA na sua infobase.
  • Introduza o NUIT, o IVA padrão para compras e vendas e especifique se o Preço inclui IVA ou não.
  • Pode ainda definir a Frequência de declaração de impostos, esta é a frequência com que declara o IVA a pagar ao governo e o Mês de fim do período de declaração.
  • Introduza a Conta de controlo de impostos e a Conta de provisão de impostos.
6. Os activos tangíveis são bens ou equipamentos tangíveis de longo prazo que uma empresa possui e utiliza para gerar receitas. Podem ser objetos físicos (como máquinas) ou não físicos (como marcas registadas). Não se espera que estes activos sejam vendidos ou utilizados no prazo de um ano e, por vezes, são registados no balancete como como propriedade, instalações e equipamentos. Para configurar os ativos tangíveis:
  • Marque a caixa de selecção Usar Ativos Tangíveis.
  • Especifique o Departamento padrão para os ativos tangíveis.
  • Especifique todas as contas padrão que possui. Se tiver várias contas do mesmo tipo e a utilização das mesmas variar de acordo com cada documento ou artigo de inventário, deixe os campos correspondentes em branco. Se não tiver algumas das contas e não as for utilizar na sua empresa, deixe-as também em branco.
7. Para ter apenas um conjunto de transações (débito ou crédito), marque a caixa de seleção Publicação de lançamento Contabilidade Geral desequilibrada. Recomenda-se deixá-la desmarcada para evitar problemas com a sua declaração financeira no final do ano.
8. Para adicionar departamentos, projetos e classes ao sistema, marque as caixas de seleção Contabilidade por departamentos, projectos ou classes.
9. Clique em Guardar para guardar o que fez ou em Guardar e fechar para concluir.
Fechando os livros
O fecho dos livros contabilísticos ajuda a evitar alterações nas transações anteriores à data de fecho. Este será feito no final do ano, na data de fecho que especificou.
Pode especificar uma data de fecho para cada módulo, marcando a caixa de selecção Especificar a data de fecho por módulo e escolhendo os módulos necessários.
Qualquer pessoa que tente guardar as alterações deverá confirmar o aviso ou introduzir a palavra-passe para as guardar. Para tal, especifique um tipo de aviso de data de fecho (Apenas avisar ou Avisar e exigir senha).

Configurações do banco

Para especificar as configurações do banco:
  1. Aceda ao Menu > Configurações.
  2. Aceda ao separador Banco.
  3. Especifique todas as suas contas bancárias padrão. Se tiver várias contas do mesmo tipo e a utilização das mesmas variar de acordo com cada documento ou artigo de inventário, deixe os campos correspondentes em branco. Se não tiver algumas destas contas e não as for utilizar na sua empresa, deixe-as também em branco.
  4. Se tiver uma operadora de cartões (como a SnapScan, Yoco e outras), marque a caixa de selecção Usar provedor de serviços de pagamentos.
  5. Para utilizar as regras de categorização no Fluxo bancário, marque a caixa de seleção Gerir regras de categorização no Fluxo bancário. Neste caso, quando o Fluxo bancário reconhecer um número de referência, irá alocá-lo automaticamente a uma conta específica.
  6. Clique em Guardar para guardar o que fez ou em Guardar e fechar para concluir.

Configurações de vendas

Para configurar as vendas:
  1. Aceda ao Menu > Configurações.
  2. Aceda à aba Vendas.
  3. Para especificar o número máximo de casas decimais para os seus preços, marque a caixa de selecção Usar precisão de preço e especifique o número de casas decimais necessário no campo Decimais do campo Preço (máx.). O número mínimo de casas decimais é 2. Se adicionar 3, pode especificar o seu preço como 1,555, por exemplo.
  4. Especifique todas as contas padrão de Vendas que possui. Se tiver várias contas do mesmo tipo e a utilização das mesmas variar de acordo com cada documento ou artigo de inventário, deixe os campos correspondentes em branco. Se não tiver algumas destas contas e não as for utilizar na sua empresa, deixe-as também em branco.
  5. Para ligar o Shopify da sua empresa ao sistema, marque a caixa de seleção Integração com o Shopify.
  6. Para criar contratos com clientes, marque a caixa de selecção Utilizar gestão de contratos.
  7. Clique em Guardar para guardar o que fez ou em Guardar e fechar para concluir.

Configurações de compra

Para configurar as compras:
  1. Aceda ao Menu > Configurações.
  2. Aceda ao separador Compras.
  3. Para utilizar números de referência duplicados nas faturas de fornecedores, marque a caixa de seleção Permitir números de referência duplicados na faturas do fornecedore. Normalmente, recomenda-se deixá-la desmarcada para evitar duplicações.
  4. Para aceitar a utilização de números de cheques duplicados, marque a caixa de selecção Permitir números de cheque duplicados.
  5. Especifique todas as contas padrão de Compras que possui. Se tiver várias contas do mesmo tipo e a utilização das mesmas variar de acordo com cada documento ou artigo de inventário, deixe os campos correspondentes em branco. Se não tiver algumas destas contas e não as for utilizar na sua empresa, deixe-as também em branco.
  6. Clique em Guardar para guardar o que fez ou em Guardar e fechar para concluir.

Configurações de inventário

As configurações de inventário ajudam-no a gerir artigos de inventário. Um artigo de inventário representa algo que pode comprar ou vender (ou ambos). Um artigo de inventário pode ser um produto ou serviço, sendo que os atributos que serão atribuídos variam de acordo com esta distinção.
Para especificar as configurações de inventário:
  1. Aceda ao Menu > Configurações e clique em Inventário.
  2. Especifique todas as contas de inventário padrão que possui. Se tiver várias contas do mesmo tipo e a utilização das mesmas variar de acordo com cada documento ou artigo de inventário, deixe os campos correspondentes em branco. Se não tiver algumas destas contas e não as for utilizar na sua empresa, deixe-as também em branco.
  3. Para melhorar a rastreabilidade do seu inventário, pode utilizar lotes e números de série.
  4. Para ativar os códigos de barras para os artigos, marque a caixa de seleção Usar código de barras.
  5. Para criar locais de inventário ilimitados, marque a caixa de selecção Armazenamento em Vários locais. Por predefinição, a opção vários locais está desativada. Note que esta funcionalidade não pode ser desativada se tiver sido criado mais de um local.
  6. Para criar artigos de montagem e realizar montagens, marque a caixa de selecção Montagem.
  7. Para criar um documento de expedição separado, selecione Envio de inventário aprimorado. O documento de envio é utilizado para registar o envio de um pedido a um cliente.
  8. Para criar documentos de recepção de inventário, marque a caixa de seleção Usar recibo de artigo. Este documento regista o inventário, as suas quantidades e a hora de chegada das mercadorias solicitadas através de um pedido de compra. A publicação deste documento adiciona as mercadorias ao inventário e disponibiliza-as para venda, atividades de fabrico ou outras ações relacionadas com o inventário. Se deixar a caixa de selecção Usar recibo de artigo desmarcada, as transacções de inventário ocorrerão quando a factura do fornecedor para o pedido de compra for criada e publicada.
  9. Clique em Guardar para guardar o que fez ou em Guardar e fechar para concluir.

Configurações de sistema

As configurações do sistema são quase a primeira coisa a ser especificada ao configurar o sistema. Pode aceder às mesmas acedendo a Menu > Configurações > Configurações de sistema. Neste separador, pode definir as seguintes configurações básicas para a sua aplicação:
  • Para criar campos personalizados nos relatórios, marque a caixa de selecção Usar campos e dados personalizados. Os campos personalizados permitem ao utilizador criar atributos adicionais para identificar ou agrupar os seus clientes.
  • Para especificar a moeda padrão, escolha uma moeda na lista suspensa.
  • Para utilizar mais do que uma moeda, marque a caixa de selecção Usar multimoedas
  • Para especificar o número possível de casas decimais, introduza o valor no campo Decimais do campo quantidade. Por exemplo, 1 para 1,0, 2 para 1,00, 3 para 1,000, etc.
  • Selecione o Conjunto de Unidades de Medida (UM) Padrão ou crie um novo clicando no sinal de mais verde. Nesta janela, introduza um Nome do Conjunto, um Nome da Unidade Base e uma Abreviatura.
  • Na secção Configurações de e-mail, introduza a sua conta de e-mail que irá utilizar para enviar e-mails do sistema. Também pode marcar a caixa de seleção Usar correspondência em massa para enviar e-mails do sistema para todas as suas contrapartes. Para adicionar endereços de e-mail para os quais serão enviadas cópias de todos os e-mails enviados, marque a caixa de selecção Incluir os seguintes e-mails em todos os campos CC. Especifique estes e-mails no campo correspondente.
  • Para especificar quantos e-mails pode enviar a partir do sistema por dia, introduza o número no campo Limite diário de correspondência em massa.
  • Para especificar quantos e-mails pode enviar a partir do sistema de uma só vez, introduza o número no campo Limite de tempo único de correspondência em massa.
Importante: certifique-se de clicar em Guardar para guardar o que fez ou em Guardar e fechar para concluir no final.

Configurações do formulário de impressão

Pode gerar formulários de impressão dos seus documentos para enviar aos clientes. As definições de formulários de impressão ajudam-no a personalizar facilmente os formulários de impressão de acordo com as suas necessidades. Pode definir o tamanho do formulário de impressão e as informações a serem apresentadas no mesmo.
Para configurar um formulário de impressão:
  1. Aceda ao Menu > Configurações.
  2. Aceda ao separador Configuração do formulário de impressão.
  3. Neste separador, pode ajustar o tamanho do seu formulário de cheque impresso. O ajuste horizontal do formulário de cheque impresso desloca a margem esquerda para a impressão de cheques em milímetros (por exemplo, -5 ou +10). O ajuste vertical do formulário de cheque impresso desloca a margem superior para a impressão de cheques em milímetros (por exemplo, -5 ou +10).
  4. Selecione um formulário de impressão que pretende personalizar.
  5. Escolha o tamanho do envelope.
  6. Na secção Mostrar, selecione as informações que pretende ver no seu formulário de impressão. Por exemplo, E-mail, Website, etc.
  7. Na coluna Rodapé Esquerdo/Central/Direito, que é a parte inferior do nosso formulário de impressão, pode especificar as informações adicionais que serão apresentadas no seu formulário de impressão como Texto ou Imagem. Por exemplo, dados bancários.
  8. Adicione Termos e Condições/Notas, se necessário.
  9. Clique em Guardar para guardar o que fez ou em Guardar e fechar para concluir.

Configurações de projecto/tempo

Nesta secção, pode ativar o subsistema Projecto/Tempo. Para fazer isso:
  1. Aceda ao Menu > Configurações.
  2. Aceda ao separador Projecto/Tempo.
  3. Marque a caixa de selecção Usar subsistema Projecto/Tempo.
  4. Clique em Guardar para guardar o que fez ou em Guardar e fechar para concluir.