Contrapartes

Clientes / Fornecedores

Criação manual de clientes / fornecedores

A maioria das aplicações de contabilidade trata os clientes e fornecedores como se fossem de universos alternativos. Mas o que acontece quando esse fornecedor se torna cliente?
A Rise Accounting permite que os seus clientes sejam fornecedores e que os seus fornecedores sejam clientes. Um único contacto comercial pode desempenhar ambas as funções.
Para adicionar um novo contacto comercial:
  1. Navegue até Listas e configurações ou Menu e clique em Contrapartes.
  2. Clique em Criar.
  3. Introduza o nome da empresa.
  4. Selecione uma ou várias funções para a sua contraparte: Cliente ou Fornecedor (é necessária pelo menos uma).
  5. Se a empresa for local, marque a caixa de selecção Local.
  6. No separador Informações Financeiras e de Contacto, introduza um Número Único de Entidade Legal, bem como um NUIT.
  7. Se a empresa tiver IVA registrado, assinale a caixa de selecção relevante e especifique o NUIT.
  8. Preencha as informações necessárias no separador Informações Financeiras e de Contacto:
  • Conta de Vendas Padrão, Conta de Contas a Receber, Nível de Preço e Vendedor para um Cliente.
  • Conta de Despesa Padrão, Conta de Contas a Pagar e Nível de Preço para um Fornecedor.
9. Clique no separador Termos para introduzir Termos normais, Método de envio e Moeda padrão.
10. Selecione um método de processamento.
  • Se não for necessário reconciliar os pagamentos com as faturas, selecione Saldo para o exercício seguinte. Neste caso, os estados das faturas e os relatórios de vencimento das contas a receber e das contas a pagar não estarão disponíveis.
  • Se cada pagamento necessitar de ser conciliado com uma fatura, selecione o método de processamento de Item aberto.
11. Clique no separador Notas para inserir observações sobre este Cliente/Fornecedor.
12. Insira o website da empresa.
13. Clique em Guardar.
14. Clique em Endereços/Contactos na parte superior da janela.
15. Para cada Endereço/Contacto desta contraparte:
  • Marque as caixas de seleção Envio Padrão ou Contacto Padrão, se aplicável.
  • Insira a Saudação, o Primeiro Nome, o Nome do Meio, o Apelido e o Cargo (opcional).
  • Introduza um endereço de e-mail e um número de Telemóvel, se aplicável.
  • Introduza os campos Endereço Linha 1, Endereço Linha 2, Endereço Linha 3, Cidade, Província, País e Código Postal (opcional).
  • Adicione quaisquer Notas para este Endereço/Contacto.
17. Clique em Guardar e fechar.

Importação de clientes/fornecedores

Preparar a ficheiro Excel

Para importar contrapartes, utilize uma folha de Excel. Prepare a folha de Excel, tendo em mente as regras específicas:
  • Esta folha de cálculo deve ser guardada no formato CSV.
  • Alguns portáteis guardam um ficheiro CSV com um ponto e vírgula (;) como separador, mas para efeitos de importação, certifique-se de que é guardado com uma vírgula (,) como separador. Para alterar o separador, basta abrir o ficheiro CSV utilizando o Bloco de Notas, destacar o ponto e vírgula, ir a Editar e selecionar Substituir, inserir o ponto e vírgula na secção LOCALIZAR e, em seguida, inserir a vírgula na secção SUBSTITUIR. Pode guardá-lo normalmente e isso também corrigirá automaticamente o ficheiro CSV.
  • A folha de Excel deve ter colunas diferentes para cada atributo que faz parte das faturas de fornecedores no sistema.
  • Cada item deve ocupar 1 linha da folha de cálculo.
  • Para indicar se o cliente ou fornecedor está registado no IVA, utilize TRUE ou FALSE na folha de Excel.
Quando estiver pronto, certifique-se de que foi guardado no formato CSV e fechado antes de importar.

Aceder à ferramenta de importação

Para aceder à ferramenta de importação:
  1. Aceda ao Menu.
  2. Selecione Introdução em Ferramentas.
  3. Selecione Importar listas e documentos para iniciar o processo de importação.

Importação de clientes / fornecedores

Botões importantes:
  • Preparar Dados – após o ficheiro ter sido selecionado e mapeado para os atributos do sistema de um cartão de inventário, este botão irá verificar se existem erros.
  • Carregar Mapeamento de Campo – existem 2 opções para este botão:
  • Carregar Padrão – isto permitirá que guarde o seu mapeamento atual como padrão.
  • Carregar do arquivo – permitirá à equipa da Rise Moz criar o mapeamento e enviá-lo aos clientes. De seguida, o cliente poderá importar o mapeamento.
  • Salvar Mapeamento de Campo – existem 2 opções para este botão:
  • Salvar no Padrão – isto guarda as suas configurações na secção tabular que já estão mapeadas. Isto irá ajudá-lo a não ter de mapear sempre que carregar dados, mas o seu ficheiro deve seguir a mesma estrutura.
  • Salvar em Arquivo– isto irá descarregar o mapeamento atual e guardá-lo na pasta de downloads do seu computador como um ficheiro do tipo XML.
  • Redefinir o Mapeamento de Campo – isto irá limpar todo o mapeamento que foi feito.
  • Mostrar CSV e Mapeamento – isto irá abrir a janela onde poderá visualizar a folha de Excel e mapeá-la para determinados atributos.
Indicações importantes:
Após selecionar a opção Importar listas e documentos na ferramenta Introdução, será apresentada uma janela pop-up que mostra todos os atributos e detalhes da ferramenta de importação.
  1. No campo O que pretende importar?, selecione Clientes / Fornecedores.
  2. Se o ficheiro tiver um cabeçalho, marque a caixa de selecção A primeira linha do meu arquivo de origem contém cabeçalhos.
  3. Certifique-se de que o formato de data no ficheiro é o mesmo que o formato de data solicitado. Deve ter os mesmos separadores e as mesmas posições para a data, mês e ano.
  4. Indique como o sistema deve tratar as linhas já existentes. Existem duas opções: Ignorar registo ou Atualizar registo existente.
  5. Para indicar que o sistema deve ignorar os registos em branco, marque a caixa de seleção Ignorar os campos em branco.
  6. Clique em Escolher ficheiro para importação, selecione o ficheiro e clique em OK. Certifique-se de que o ficheiro selecionado está no formato CSV.

Mapear a folha de cálculo para os atributos da fatura do fornecedor

Após selecionar o ficheiro a importar, surgirá uma janela pop-up, permitindo mapear a folha de cálculo aos atributos do cartão de inventário. Esta janela se parecerá com o seu ficheiro de folha de cálculo do Excel.
  1. Clique duas vezes na primeira linha de cada coluna para a mapear. Esta linha irá inicialmente apresentar Escolha o campo e, após o mapeamento, irá apresentar o nome do atributo.
  2. Após concluir o mapeamento de toda a folha de cálculo para os atributos, clique em Guardar e fechar. Para aceder a esta janela posteriormente e efetuar alterações, clique em Mostrar CSV e Mapeamento.
  3. Os campos obrigatórios na secção tabular são aqueles que devem ser preenchidos de qualquer forma. Certifique-se de que todos os campos obrigatórios estão preenchidos. O campo Chave é o campo que contém dados únicos e identifica o registo de todos os outros registos na base de dados.
  4. Se não pretender importar algumas colunas, selecione-as na coluna Não importar.
  5. Existem alguns atributos que não podem ser mapeados para a coluna da folha de cálculo e devem ser indicados manualmente no ecrã da ferramenta de importação. Se o ficheiro tiver atributos diferentes para cada item, estes terão de ser gravados no ficheiro exatamente da mesma forma que são registados no sistema. Para mapear estes campos, aceda ao ecrã de importação e, na linha destacada de cada campo, clique duas vezes no Valor Padrão para selecionar um valor.Por exemplo, para o tipo Cliente/fornecedor, pode especificar 0 se todas as contrapartes importadas forem clientes, 1 se todas as contrapartes importadas forem fornecedores e 2 se todas as contrapartes importadas forem clientes e fornecedores.
  6. Contas da Contabilidade Geral – estas contas devem ser selecionadas diretamente no ecrã da ferramenta de importação. Para mapear estes campos, aceda ao ecrã de importação e, na linha destacada de cada campo, clique duas vezes no Valor Padrão para selecionar um valor. Isto abrirá a lista do Plano de Contas e poderá selecionar a conta pretendida.

Verificando e importando os dados

  1. Após concluir a ligação de todos os atributos, clique em Preparar Dados para verificar se existem erros no mapeamento. Quaisquer erros apresentarão uma mensagem na parte inferior e serão indicados a vermelho. Apenas o cabeçalho deve estar a vermelho, pois não será importado. Se tiver seleccionado a opção "O ficheiro tem um cabeçalho", o sistema irá desmarcá-la automaticamente da selecção de importação. Se tudo estiver correto, será selecionada automaticamente. Se desejar desmarcar alguma opção, pode fazê-lo.
  2. Após selecionar as contrapartes a importar, clique em Verificar Dados. Se houver algum erro, também será apresentado aqui na secção Falha.
  3. Se não existirem erros, clique em Voltar à Visualização de Dados. Isto levá-lo-á de volta à página de verificação, onde verá agora o botão Importar dados a amarelo.
  4. Clique em Importar dados. O sistema fornecerá estatísticas de quantos foram importados e quantos falharam.

Verificando as informações importadas

Após a importação estar concluída, pode clicar em Pode verificar os resultados aqui para abrir a lista de contrapartes.