Controlos Contabilísticos Internos

Visão geral

Os controlos internos estabelecem salvaguardas para os ativos da empresa e minimizam a probabilidade de os erros passarem despercebidos nas operações diárias da empresa.

Os controlos internos ajudam a prevenir erros e distorções nas declarações financeiras, bem como a compreender e prevenir os riscos.

A Rise MZ Business Solutions identificou a importância do controlo interno para uma empresa e criou o seu próprio conjunto de controlos internos para ajudar a identificar o tratamento incorreto de uma transação. O sistema regista todas as transações em diferentes registos, de acordo com a sua natureza. Se uma transação for de uma natureza e o utilizador a tratar de forma diferente, o sistema irá alertá-lo para um possível erro.

Aceder ao Relatório de Controlos Contabilísticos Internos

Para aceder ao controlo contabilístico interno:

1. Vá para Contabilidade.

2. Clique em Controlos Contabilísticos internos.

3. Clique em Configurar... para selecionar os campos que pretende controlar.

Isto dar-lhe-á uma lista de campos disponíveis. Está dividida em 4 categorias:

Configurações de contabilidade:

Conclusão da configuração das principais definições: todas as definições, incluindo a moeda padrão, a conta de e-mail, o primeiro mês do ano fiscal e todas as contas padrão, devem ser definidas.

Banco:

Duplicação de registos do fluxo bancário: não foram encontradas transações duplicadas no fluxo bancário.
Duplicação de documentos bancários: não foram encontrados documentos duplicados após aprovação.
Controlo da integridade dos dados bancários: não existem discrepâncias entre as transações da conta bancária na Contabilidade Geral e os valores no registo de Reconciliação Bancária.
Saldo de fundos não depositados: não existem fundos não depositados registados na Conta Caixa.

Contas a receber/pagar:

Controlo de pagamento a mais em facturas de clientes: não existem facturas pagas a mais no sistema.
Controlo de pagamento a mais em facturas de fornecedores: não existem facturas pagas a mais no sistema.

IVA:

Declaração de IVA abrangendo todos os períodos de declaração: os documentos de declaração de IVA abrangeram todos os períodos fiscais.
Declaração de IVA inclui todos os documentos: não existem documentos que não tenham sido incluídos na declaração de IVA.
Controlo da integridade dos dados de IVA: não se verificaram discrepâncias entre os valores de IVA refletidos na Contabilidade Geral e os valores no registo de IVA.

4. Para escolher um controlo, marque a caixa de selecção à esquerda. Se não selecionar um campo, o sistema não verificará se existem erros.

5. Depois de selecionar todos os controlos necessários, clique em Ocultar configurações para continuar.

6. Introduza o intervalo de datas e clique em Executar relatório.

Desativando controlos

Se o sistema tiver um controlo no qual não esteja interessado, pode desativá-lo. Isto significa que, da próxima vez que executar o relatório, este controlo já não aparecerá.

Para o voltar a ativar, clique em Configurar e marque a caixa de seleção para selecionar o controlo.

Apagar a lista de possíveis documentos que causam erros

Pode eliminar a lista de possíveis documentos que causam o erro.

Abra o controlo com erro e abra a lista de possíveis causas. Clique em Apagar a lista de documentos para obter mais controlo. Da próxima vez que gerar o relatório, a lista não estará disponível.

Indicação de cor

O sistema indicará os controlos que apresentam erros utilizando cores diferentes.

Vermelho claro indica que foi encontrado um erro.

O verde claro indica que não foram encontrados erros.

Controlo de configurações de contabilidade

Este controlo verifica se as contas padrão estão selecionadas no sistema. Selecionar contas padrão ajudará o sistema a compreender para onde podem ir automaticamente determinadas transações. Por exemplo, se pretender importar saldos iniciais de um fornecedor ou cliente, necessita de duas contas: a conta de controlo de Cliente/Fornecedor e a conta de Saldo Inicial.

Se a conta de Saldo inicial padrão não estiver definida, receberá um erro ao publicar documentos:

Este controlo determinará se existem contas vazias que precisam de ser preenchidas para evitar erros futuros. Fornecerá o nome do erro, o motivo e uma recomendação para o corrigir. No campo Recomendação, será redirecionado para a interface onde poderá definir as contas e as definições padrão.

Clique em Configurações para aceder à janela onde poderá continuar. Se clicar no botão de adição no canto inferior esquerdo do campo Recomendação, serão listados todos os detalhes do erro encontrado.

Controles do banco

Existem 5 tipos de controlos bancários:

Duplicação de Registos do Fluxo Bancário

Este controlo verifica se existe alguma transação duplicada. Pode ser uma duplicação no ficheiro CSV ou a transação foi importada de um ficheiro CSV.

Esta funcionalidade informará o nome do erro, o motivo e uma recomendação para o corrigir. Se não existirem erros, não haverá recomendações. Se o sistema encontrar um erro, a recomendação será encontrar duplicados no Fluxo Bancário e eliminá-los.

Duplicação de Documentos Bancários

Este controlo verifica se existem documentos duplicados após a aprovação de transações no fluxo bancário. Isto é um erro do sistema, não do utilizador. O sistema pode gerar 2 recibos ou pagamentos em vez de 1.

Esta funcionalidade fornecerá o nome do erro, o motivo e uma recomendação de como corrigi-lo. Se não existirem erros, não haverá recomendações. Se o sistema encontrar um erro, a recomendação seria verificar a lista de possíveis duplicados de documentos e marcá-los para eliminação.

Saldo de fundos não depositados

Este controlo verifica se existe algum documento de caixa que não tenha sido depositado no banco. Isto significa que a Conta Caixa tem um valor em caixa que não foi transferido para a conta bancária principal.

Esta funcionalidade fornecerá o nome do erro, o motivo e uma recomendação de como corrigi-lo. Se não existirem erros, não haverá recomendações. Se o sistema encontrar um erro, a recomendação seria verificar se os recibos são válidos e criar documentos de depósito. Se os recibos não forem válidos, certifique-se de que estão marcados para eliminação.

Clique em Depositar para criar um novo documento de depósito ou para verificar se existe algum documento de depósito que não tenha sido publicado. Se clicar no botão de adição no canto inferior esquerdo do campo Recomendação, o sistema listará os recibos que não foram depositados para que saiba quais os recibos que estão a causar o problema. Pode clicar duas vezes no recibo para o abrir.

Controlo de Integridade de Dados Bancários

Este controlo ajuda a identificar se algumas transações foram publicadas incorretamente. Isto pode dever-se a um erro na taxa de câmbio ou a um erro interno no registo do documento. É por isso que o saldo bancário e o saldo contabilístico no fluxo bancário são diferentes.

Esta funcionalidade fornecerá o nome do erro, o motivo e uma recomendação para o corrigir. Se não existirem erros, não haverá recomendações. Se o sistema encontrar um erro, a recomendação será abrir os documentos listados e voltar a publicá-los. Depois disso, execute novamente o relatório de controlos contabilísticos internos e o erro deverá desaparecer para esse documento específico.

Controlos de contas a receber/pagar

Este controlo está dividido em 2 categorias:

Controlo de pagamento a mais em facturas de clientes

Este controlo ajuda a identificar se existem faturas pagas a mais. Isto significa que a fatura tem mais dinheiro alocado do que deveria. Por exemplo, existe uma fatura de 100mts, e foi-lhe atribuído um documento de pagamento de 150mts, logo foram pagos 50mts a mais.

Esta funcionalidade fornecerá o nome do erro, o motivo e uma recomendação para o corrigir. Se não existirem erros, não haverá recomendações. Se o sistema encontrar um erro, a recomendação será abrir e examinar a fatura para garantir que o valor inicial cobrado está correto. Se tudo estiver correto, o próximo passo será desaprovar a transação do fluxo bancário e realocá-la novamente, considerando o valor real da factura, ou criar um lançamento para remover o pagamento em excesso da fatura para outra conta.

Controlo de pagamento a mais em facturas de fornecedores

Este controlo ajuda a identificar se existem faturas de fornecedores pagas a mais. Isto significa que a fatura tem mais dinheiro alocado do que deveria. Por exemplo, existe uma fatura de 100mts, e foi-lhe alocado um documento de pagamento de fatura de 150mts, logo foram pagos 50mts a mais.

Esta funcionalidade fornecerá o nome do erro, o motivo e uma recomendação para o corrigir. Se não existirem erros, não haverá recomendações. Se o sistema encontrar um erro, a recomendação será abrir e examinar a fatura do fornecedor para garantir que o valor inicial cobrado está correto. Se tudo estiver correto, o próximo passo será desaprovar a transação do fluxo bancário e realocá-la novamente, considerando o valor real da fatura, ou criar um diário para remover o pagamento em excesso da fatura para outra conta.

Controlos de IVA

Este controlo está dividido em 3 tipos:

Controlo de integridade de dados de IVA

Este controlo identifica se o registo de IVA e a Contabilidade Geral têm os mesmos valores registados para cada transação. Garante que, no final do período, o registo e o Contabilidade Geral estão equilibrados. Caso contrário, ocorreu um erro no publicação do documento. Este não é um erro do utilizador, mas sim do sistema.

Esta funcionalidade informará o nome do erro, o motivo e uma recomendação de como corrigi-lo. Se não existirem erros, não haverá recomendações.

Declaração de IVA abrangendo todos os períodos de declaração

Este controlo ajuda a identificar se existe um documento de declaração de IVA criado para cada período fiscal do ano. Caso exista um período fiscal em falta, o sistema notificará o utilizador.

A Declaração do IVA inclui todos os documentos

Este controlo ajuda a identificar se todos os documentos que afetam a conta de controlo do IVA foram incluídos na declaração de IVA do período. Determinará se existem documentos em falta ou criados após a criação do período de declaração de IVA.

Esta funcionalidade fornecerá o nome do erro, o motivo e uma recomendação para o corrigir. Se não existirem erros, não haverá recomendações. Se o sistema encontrar um erro, a recomendação será preencher novamente o documento de declaração de IVA para incluir os documentos em falta, caso o período não esteja terminado. Se o período estiver terminado, inclua estes documentos no seu próximo envio.

Estado dos Controlos Contabilísticos Internos

Os documentos no sistema informarão o utilizador sobre a última verificação de controlo interno que foi realizada.

Por exemplo: Declaração de IVA.