Fluxo Bancário

Visão geral

O Fluxo Bancário permite-lhe obter uma cópia do seu extrato bancário e alocar as transações em conformidade. Mostra todas as transações que foram debitadas da conta bancária.
Mostrará também o saldo bancário atual no sistema.
Exibe 3 separadores onde o primeiro listará todas as transações que ainda não foram alocadas e publicadas, o separador seguinte mostrará uma lista de transações aprovadas e o último separador mostrará as transações que foram eliminadas.
Pode filtrar a sua lista de transações por datas.

Configurar o Fluxo Bancário

Importar transações bancárias para o Fluxo Bancário

Para configurar o seu fluxo bancário é necessário importar as suas transações bancárias a partir de um ficheiro CSV.

Antes de enviar um extrato CSV para o sistema, configure a sua conta bancária:

  1. Aceda a Banco > Fluxo Bancário.
  2. Clique no sinal de caixa dupla no campo Conta para abrir o cartão de dados.
3. Clique no separador CSV.
4. Abra o seu ficheiro Microsoft Excel e configure as informações de acordo com o ficheiro Microsoft Excel. Por exemplo:

  • O Separador é uma vírgula ( , ). Para verificar o separador, abra o seu ficheiro CSV num bloco de notas na sua área de trabalho clicando com o botão direito do rato em Abrir com > Bloco de Notas.
  • O nosso ficheiro tem 1 linha de cabeçalho, por isso marcamos a caixa e especificamos o número de linhas.
  • A Data está na primeira coluna, por isso inserimos 1.
  • A Descrição está na segunda coluna, pelo que inserimos 2.
  • A entrada e saída de dinheiro estão na terceira coluna, pelo que introduzimos 3 para ambos os campos.
  • O formato da data é muito importante. Precisa de ser exatamente o mesmo formato do seu ficheiro Microsoft Excel. Se o formato do seu ficheiro não estiver disponível no sistema, pode introduzi-lo manualmente.
  • Clique em Guardar e fechar para concluir.
Agora pode enviar o seu ficheiro.
Para importar transações bancárias de um ficheiro CSV/OFX:

  1. Navegue até Banco > Fluxo Bancário.
  2. Clique em Upload à direita. Será apresentada uma janela, oferecendo a opção de escolher o ficheiro.
  3. Selecione o ficheiro com as transações que pretende enviar. Lembre-se que o ficheiro deve estar no formato CSV ou OFX.

IMPORTANTE: Trabalhe com as transações num bloco de notas no seu ambiente de trabalho e certifique-se de que as informações estão separadas por vírgula ( , ) e não se esqueça de as guardar no formato CSV ou OFX.

4. Após selecionar o ficheiro, clique em Continuar. Será apresentada outra janela, oferecendo a opção de enviar todas as transações ou escolher de acordo com um intervalo de datas específico.

5. Clique em Continuar para concluir.
Uma mensagem aparecerá abaixo a informar que o upload foi concluído. A janela do Fluxo Bancário terá agora a lista de transações que pode corresponder, dividir, alocar e aprovar.

Personalizar colunas no Fluxo Bancário

Pode adicionar e remover algumas colunas no fluxo bancário.
Para personalizar as colunas no fluxo bancário:
  1. Clique em Configurações.
  2. Selecione as caixas de seleção que gostaria de ter no fluxo bancário.
  3. Desmarque as caixas de seleção que pretende remover do fluxo bancário.
  4. Clique OK.

Transações bancárias no Fluxo Bancário

Corresponder transações com documentos

A correspondência de transações com faturas, se existirem, garantirá que todos os pagamentos são efetuados com base na fatura e atualizará constantemente o estado da fatura com o saldo até que esta esteja totalmente paga.
Pode associar uma transação a várias faturas, desde que o valor da fatura a pagar seja inferior ao valor do pagamento. O sistema dividirá os pagamentos automaticamente.
Para corresponder transações a documentos:
  1. Clique na coluna Novo, Corresponder ou Dividir na linha da transação.
  2. Clique Corresponder.
  3. Encontre o documento específico que pretende associar à transação, marque a caixa de seleção à esquerda do documento e clique em Corresponder para concluir. Isto fornecerá automaticamente o nome da contraparte na sua linha de transação.
  4. Clique em Aprovar.
A sua transação será movida para o separador das Aprovadas.

Alocação de transações para as contas da contabilidade

Algumas transações podem não ter documentos, mas devem ser registadas.
Para alocar as transações às contas da contabilidade:
  1. Clique na coluna Categoria/Código de conta na linha de transação.
  2. Selecione o código da conta ao qual a transação se aplica.
  3. Clique Aprovar.
A sua transação será movida para o separador das Aprovadas.

Dividir transações

Por vezes, um cliente paga duas faturas e é necessário alocar o pagamento correto a cada fatura, ou pagou duas faturas ao fornecedor e é necessário dividi-las.
Para dividir uma transação:
  1. Clique na coluna Novo, Corresponder ou Dividir na linha da transação que pretende dividir e selecione Dividir.
  2. Selecione o cliente/fornecedor no campo Empresa, a conta e a quantia.
  3. Clique em Adicionar para adicionar outra linha para outro cliente/fornecedor. Na parte inferior pode ver quanto ainda precisa de ser atribuído.
  4. Clique em OK para concluir. A transação aparecerá agora em várias linhas. Se existir um valor não alocado, pode alocá-lo a uma conta específica da contabilidade. Por exemplo, "Comissões bancárias".
  5. Clique em Aprovar.
A sua transação será movida para o separador das Aprovadas.
Também pode dividir a sua transação em várias contas da contabilidade.

Após aprovação das transações

Após clicar em Aprovar, a transação será movida para o separador das Aprovadas. De seguida, o sistema criará automaticamente um documento para a comprovar, caso não exista nenhum. Por exemplo, Pagamento de despesas ou Comprovativo de pagamento de receitas.
Para desaprovar uma transação:
  1. Aceda ao separador Aprovadas.
  2. Clique na transação que pretende reprovar e clique em Reprovar selecionadas. Isto cancelará automaticamente todos os documentos existentes e moverá as transações para o separador Novas transações.

Excluindo as transações do fluxo bancário

Por vezes, obtém transações duplicadas ou com um valor 0. Não faz sentido alocar estas transações e afetar os seus livros contabilísticos.
Para eliminar uma transação do fluxo bancário:
  1. Marque a caixa de seleção na linha da transação que pretende eliminar.
  2. Clique em Ações em lote e selecione Excluir transações. A sua transação será movida para o separador Transações excluídas e não será registada no seu livro contabilístico.
Para anular a transação, aceda ao separador Transações Excluídas, clique na transação e clique em Desfazer. Isto levará a sua transação de volta para o separador Novas Transações.

Duplicatas no Fluxo Bancário

Ao importar transações de ficheiros CSV, algumas transações podem duplicar transações importadas anteriormente. Nesse caso, verá uma marca de verificação na coluna Duplicado, indicando que a transação é duplicada. Pode aprovar ou eliminar essas transações.
Ao procurar duplicatas, o sistema verifica os separadores Novas transações e Transações aprovadas. Se o separador Novas transações contiver uma duplicata de uma transação do separador Transações aprovadas, também será marcado como duplicado.
Para eliminar duplicados em massa:
  1. No separador Novas transações, clique em Marcar duplicatas.
  2. Clique em Ações em lote > Excluir transações.
  3. No separador Transações excluídas, selecione as transações pretendidas e clique em Eliminar.

Utilização de provedor de serviços de pagamentos no Fluxo Bancário

Funcionalidade de provedor de pagamentos

Na figura abaixo, pode ver um extrato recebido pelo provedor de pagamentos.
O total da transação foi de R1.125,00 e o banco apenas mostra o valor líquido recebido por terceiros, que é de R1.086,92, depois da taxa de serviço ter sido retirada pelo provedor de pagamentos.
Pode utilizar a função de dividir para registar o valor líquido das transações efetuadas pelas operadoras de cartões.
Trate a transação como uma transação dividida normal, mas considere as taxas de serviço.
O campo Taxa adicional mostra o valor no extrato de liquidação diária.
A diferença entre a Alocado e a Taxa adicional é igual ao Total de transações.

Ativando provedores de pagamentos no Fluxo Bancário

Pode selecionar um provedor de serviço de pagamentos. Por exemplo, se recebeu 500 meticais de um cliente e utiliza M-pesa, receberá apenas 492 meticais e 8 meticais de comissão. Se utiliza um provedor de serviços de pagamentos e está nesta situação, o sistema irá satisfazer as suas necessidades.
Para ativar a funcionalidade do provedor de pagamentos:
  1. Aceda ao Fluxo Bancário e clique em Configurações.
  2. Selecione uma conta de despesas para a qual serão debitadas todas as taxas de serviço. Por exemplo, Comissões Bancárias. Após o fazer, a conta passará a ser padrão e todas as taxas de serviço serão debitadas nessa conta.
  3. Marque a caixa de seleção Usar provedor de serviços de pagamentos.
Contabilidade
O valor da coluna Taxa de Serviço debitará a Conta de Despesas de Taxa de Serviço e creditará a Conta Bancária, criando os pagamentos como documentos.
O valor da coluna Total debitará a Conta Bancária e creditará a Conta de Controlo do Cliente, criando recibos como documentos.
O valor da Taxa Adicional debitará a Conta de Despesas com Taxa de Serviço e creditará a Conta Bancária, criando os pagamentos como documentos.
Após a transação ser aprovada
Após a aprovação da transação, o sistema criará documentos específicos e necessários para as taxas de serviço e receitas recebidas.
Criará um recibo de pagamento com os valores correctos e 3 documentos de pagamento, 2 para a taxa de serviço aplicada a cada valor pago e outro aplicado à taxa de liquidação diária.

Regras de categorização no Fluxo Bancário

Pode configurar o seu fluxo bancário para que, depois de atribuir uma transação a um determinado padrão, não tenha de o fazer novamente se esta aparecer no seu fluxo bancário.
Para criar uma regra de categorização:
  1. Aceda ao Menu > Configurações.
  2. Clique em Banco e marque a caixa de seleção Gerir regras de categorização no fluxo bancário.
  3. Clique em Ir para regras de categorização e em Criar para começar a categorizar as suas transações.
Em alternativa, pode criar regras de categorização diretamente no Fluxo Bancário:
  1. Aceda a Banco > Fluxo Bancário.
  2. Clique em Configurações.
  3. Na janela de Configurações do Fluxo bancário, marque a caixa de seleção Usar categorização e clique em Regras de categorização. (Também pode abrir esta janela clicando em Categorização > Regras de categorização).
4. Clique em Criar.
5. Para aplicar a regra criada a uma conta bancária específica, marque a caixa de seleção Aplicar a uma conta bancária específica e selecione a conta bancária pretendida. Esta regra será válida apenas para essa conta bancária.
6. Introduza um Padrão como texto. O sistema irá procurar o padrão introduzido na coluna Descrição do Fluxo Bancário. A regra criada será aplicada a todas as linhas que correspondam a esse padrão.
7. No campo Tipo de correspondência, seleccione a posição do Padrão que criou na célula da coluna Descrição. Existem várias opções:
  • Correspondência exacta. O sistema irá procurar a Descrição que tenha exatamente o mesmo texto que introduziu no campo Padrão. Por exemplo, para encontrar BCI PAGAMENTOS MZN no fluxo bancário, precisa de introduzir BCI PAGAMENTOS MZN no campo Padrão.
  • Começa com. O sistema irá procurar a Descrição que começa com o texto que introduziu no campo Padrão. Por exemplo, para encontrar BCI PAGAMENTOS MZN no fluxo bancário, pode introduzir BCI no campo Padrão.
  • Termina com. O sistema irá procurar a Descrição que termina com o texto que introduziu no campo Padrão. Por exemplo, para encontrar BCI PAGAMENTOS MZN no fluxo bancário, pode introduzir MZN no campo Padrão.
  • Contém. O sistema irá procurar a Descrição que contém o texto introduzido no campo Padrão. Por exemplo, para encontrar BCI PAGAMENTOS MZN no fluxo bancário, pode introduzir BCI / PAGAMENTOS / MZN / etc. no campo Padrão.
  • Semelhança 70%. O sistema irá procurar a Descrição que tenha cerca de 70% de semelhança com o texto que introduziu no campo Padrão. Por exemplo, para encontrar BCI PAGAMENTOS MZN no fluxo bancário, pode introduzir BCI PAGAMENTOS / BCI PAGAMENTOS PARCIAIS / BCI PAGAMENTOS MZN PARCIAIS etc. no campo Padrão.
8. Especifique as informações que pretende que o sistema preencha para a linha correspondente ao Padrão: Empresa, Código de conta e Método de pagamento (todos opcionais).
9. Se pretender que as suas transações sejam aprovadas automaticamente, marque a caixa de seleção Aprovar automaticamente.
10. Clique em Guardar e fechar.
Para aplicar regras de categorização:
  1. Aceda a Banco > Fluxo bancário.
  2. No separador Novas transações, selecione uma ou mais linhas.
  3. Clique em Categorização > Recategorizar. Se o sistema encontrar linhas que correspondam aos padrões de alguma regra que tenha no sistema, irá preencher os dados especificados nessas regras.
  4. As transações preenchidas por regra têm uma hiperligação para a regra pela qual foram preenchidas.
Criação de regras com base em transações aprovadas:
Aceda a Banco > Fluxo bancário > Transações aprovadas > Gerar regras de categoria. Isto irá abrir uma lista com regras que podem ser criadas com base na transação aprovada. São criadas com base nas configurações. Por exemplo: ao definir Período em meses = 6 e Número de repetições de transações = 3, a lista será preenchida com regras criadas com base nas transações que foram repetidas 3 vezes nos últimos 6 meses.
Para criar as regras pretendidas, pode Marcar e clicar em Criar regras. Para criar uma regra por linha, clique com o botão direito do rato na linha em Novas transações ou Transações aprovadas. Selecione Gerar regra.
Para desativar as regras de categorização criadas:
  1. Aceda a Banco > Fluxo bancário.
  2. Clique em Configurações.
  3. Na janela Configurações do Fluxo bancário, clique em Regras de categorização.
  4. Abra a regra pretendida e marque a caixa de seleção Não categorizar.
  5. Clique em Guardar e fechar.