Importando Documentos

Visão geral

Aqui aprenderá a importar documentos para o sistema. Utilizando a ferramenta Introdução, pode agora importar faturas de fornecedores em vez de saldos iniciais. Esta nova funcionalidade permite poupar tempo e agiliza o processo de integração no sistema.
Para efeitos do presente artigo, serão utilizadas faturas de fornecedores.

Aceder à ferramenta de importação

Para aceder à ferramenta de importação:
  1. Aceda ao Menu.
  2. Selecione Introdução em Ferramentas.
  3. Clique no botão com duas setas ao lado de Importar listas e documentos.
  4. Selecione Faturas de fornecedores (contas) no campo O que pretende importar? para iniciar o processo de importação. Selecionámos a opção "Faturas de fornecedores (contas)" para nos permitir importar as faturas, bem como as contas a pagar.

Preparar ficheiro Excel

Para importar faturas de fornecedores, todas elas devem ser registadas numa folha de Excel. Prepare a folha de Excel considerando as regras específicas:
  • Esta folha de cálculo deve ser guardada no formato CSV.
  • Alguns portáteis guardam um ficheiro CSV com um ponto e vírgula (;) como separador, mas para efeitos de importação, certifique-se de que é guardado com uma vírgula (,) como separador. Para alterar o separador, basta abrir o ficheiro CSV utilizando o Bloco de Notas, destacar o ponto e vírgula, ir a Editar e selecionar Substituir, inserir o ponto e vírgula na secção LOCALIZAR e, em seguida, inserir a vírgula na secção SUBSTITUIR. Pode guardá-lo normalmente e isso também corrigirá automaticamente o ficheiro CSV.
  • A folha de Excel deve ter colunas diferentes para cada atributo que faz parte das faturas de fornecedores no sistema.
  • Cada factura deve ocupar 1 linha da folha de cálculo.
Quando estiver pronto, certifique-se de que está guardado no formato CSV e fechado antes de importar.

Importando Documentos

Botões importantes:
  • Preparar Dados – após o ficheiro ter sido selecionado e mapeado para os atributos do sistema de um cartão de inventário, este botão irá verificar se existem erros.
  • Carregar Mapeamento de Campo – existem 2 opções para este botão:
  • Carregar Padrão – isto permitirá que guarde o seu mapeamento atual como padrão.
  • Carregar do arquivo – permitirá à equipa da Rise Moz criar o mapeamento e enviá-lo aos clientes. De seguida, o cliente poderá importar o mapeamento.
  • Salvar Mapeamento de Campo – existem 2 opções para este botão:
  • Salvar no Padrão – isto guarda as suas configurações na secção tabular que já estão mapeadas. Isto irá ajudá-lo a não ter de mapear sempre que carregar dados, mas o seu ficheiro deve seguir a mesma estrutura.
  • Salvar em Arquivo– isto irá descarregar o mapeamento atual e guardá-lo na pasta de downloads do seu computador como um ficheiro do tipo XML.
  • Redefinir o Mapeamento de Campo – isto irá limpar todo o mapeamento que foi feito.
  • Mostrar CSV e Mapeamento – isto irá abrir a janela onde poderá visualizar a folha de Excel e mapeá-la para determinados atributos.
Indicações importantes:
Após selecionar a opção faturas de fornecedores (contas) na ferramenta Introdução, será apresentada uma janela pop-up que mostra todos os atributos e detalhes da ferramenta de importação.
  1. No campo O que pretende importar?, selecione o objeto que pretende importar. Neste caso, serão as faturas de fornecedores (contas).
  2. Se o ficheiro tiver um cabeçalho, marque a caixa de selecção A primeira linha do meu arquivo de origem contém cabeçalhos.
  3. Certifique-se de que o formato de data no ficheiro é o mesmo que o formato de data solicitado. Deve ter os mesmos separadores e as mesmas posições para a data, mês e ano.
  4. Indique como o sistema deve tratar as linhas já existentes. Existem duas opções: Ignorar registo ou Atualizar registo existente.
  5. Para indicar que o sistema deve ignorar os registos em branco, marque a caixa de selecção Ignorar os campos em branco.
  6. Clique em Escolha arquivo para importação, selecione o ficheiro e clique em OK. Certifique-se de que o ficheiro selecionado está no formato CSV.

Mapear folhas de cálculo para atributos de documentos

Após selecionar o ficheiro a importar, surgirá uma janela pop-up, permitindo mapear a folha de cálculo aos atributos do cartão de inventário. Esta janela se parecerá com o seu ficheiro de folha de cálculo do Excel.
1. Clique duas vezes na primeira linha de cada coluna para a mapear. Esta linha irá inicialmente apresentar Escolha o campo e, após o mapeamento, irá apresentar o nome do atributo.
2. Após concluir o mapeamento de toda a folha de cálculo para os atributos, clique em Guardar e fechar. Para aceder a esta janela posteriormente e efetuar alterações, clique em Mostrar CSV e Mapeamento.
3. Existem alguns atributos que não podem ser mapeados para a coluna da folha de cálculo e devem ser indicados manualmente no ecrã da ferramenta de importação. Se o ficheiro tiver atributos diferentes para cada item, estes terão de ser gravados no ficheiro exatamente da mesma forma que são registados no sistema. Para mapear estes campos, aceda ao ecrã de importação e, na linha destacada de cada campo, clique duas vezes no Valor Padrão para selecionar um valor.
4. Contas da Contabilidade Geral – estas contas devem ser selecionadas diretamente no ecrã da ferramenta de importação. Para mapear estes campos, aceda ao ecrã de importação e, na linha destacada de cada campo, clique duas vezes no Valor Padrão para selecionar um valor. Isto abrirá a lista do Plano de Contas e poderá selecionar a conta pretendida.

Verificação e importação de dados

1. Após concluir a ligação de todos os atributos, clique em Preparar Dados para verificar se existe algum erro no mapeamento. Quaisquer erros serão apresentados na parte inferior e indicados a vermelho. Apenas o cabeçalho deve estar a vermelho, pois não será importado. Se tiver selecionado a opção o aqruivo tem um cabeçalho, o sistema irá desmarcá-la automaticamente da seleção de importação. Se tudo estiver correto, a opção será selecionada automaticamente. Se desejar limpar algum erro, pode fazê-lo.
2. Após selecionar as contrapartes a importar, clique em Verificar Dados. Se houver algum erro, também será apresentado aqui na secção de falhas.
3. Se não existirem erros, clique em Voltar à Visualização de Dados. Isto levá-lo-á de volta à página de verificação, onde verá agora o botão Importar dados a amarelo.
4. Clique em Importar dados. O sistema fornecerá estatísticas de quantos foram importados e quantos falharam.

Verificação de informações importadas

Após a importação estar concluída, pode clicar em Pode verificar os resultados aqui para abrir a lista de faturas do fornecedor.
Em alternativa, pode aceder a Compras e selecionar Faturas de fornecedores para abrir a lista de faturas de fornecedores.