Inventário

Visão geral

Um artigo de inventário representa algo que pode comprar ou vender (ou ambos). Um artigo de inventário pode ser um produto ou um serviço, e os atributos atribuídos variam de acordo com esta distinção. Produto é um item físico armazenado num armazém, enquanto o serviço é uma atividade que resulta num benefício essencialmente intangível.
Os artigos de inventário podem estar em vários locais, ter mais do que uma unidade de medida e podem fazer parte de outro artigo de inventário montado.
Os artigos do inventário de serviços são utilizados no módulo de controlo de tempo e podem ser adicionados como horas, minutos ou como uma taxa fixa.

Criação de Unidades de Medida

Para criar UMs:
  1. Clique em Inventário e, em seguida, em Conjuntos de unidades de medida. Isto abrirá a lista de todas as unidades de medida criadas.
  2. Clique em Criar para criar uma nova.
  3. Introduza o nome do conjunto de unidades. Por exemplo, "Por Dia".
  4. Introduza a unidade base. Por exemplo, "Por Dia".
  5. Clique em Guardar e Fechar para concluir.
Agora pode criar um artigo de inventário utilizando o conjunto que criou.

Criação manual de artigos de inventário

Para criar um Produto:
  1. Navegue até ao Menu ou Inventário e clique em Inventário.
  2. Clique em Criar.
  3. No campo Tipo, selecione Produto.
  4. Introduza um Código. Note que o seu código deve ser exclusivo.
  5. Forneça uma Descrição para informar um pouco sobre o artigo em stock.
  6. Especifique a Categoria a que pertence o seu produto.
  7. Defina um Preço para o seu artigo e adicione o seu Custo, se necessário. O preço é o preço de venda deste artigo do inventário que vai ser preenchido nas Facturas, e o custo é o preço de compra de um artigo especificado por defeito nas Facturas de Fornecedor.
  8. Se pretender que o desconto para este inventário inclua impostos, marque a caixa de seleção Desconto é tributável.
  9. Para adicionar uma fotografia do seu produto:
  • Clique em Clique para adicionar imagem.
  • Selecione uma imagem do ficheiro ou simplesmente arraste-a para a janela aberta.
  • Clique em OK.
11.No separador Configuração, especifique um Método de Custeio. Método de custeio é um método de cálculo do custo do produto em stock. Pode haver duas opções:
  • Média ponderada. O custo médio é atribuído a cada artigo do inventário.
  • FIFO (First In First Out): o custo de cada artigo de inventário é o valor deste artigo no documento mais recente que confirma a recepção do artigo.
12. As contas de Inventário, Vendas e CPV são contas padrão criadas durante a configuração do sistema e, por isso, aparecerão automaticamente. Pode alterá-las se necessário.
13. Especifique o Ponto de reabastecimento, que é um valor que indica que o seu inventário necessita de reposição, UPC (Código Universal de Produto), códigos de IVA de Compra e Venda (se aplicável) e Tipo de atividades.
14. Se comprar este inventário do fornecedor, aceda ao separador Fornecedor e especifique um Fornecedor Preferencial do catálogo de Contrapartes, o seu Código e Descrição. Estas informações aparecerão no POS criado para este artigo de inventário.
15. No separador UM, defina uma unidade de medida para o item.
17. Clique em Guardar e fechar.
Atenção: os campos com linhas vermelhas são de preenchimento obrigatório e não poderá prosseguir sem os preencher. Os restantes campos são opcionais.
Para criar um Serviço:
  1. Aceda a Menu > Inventário ou Inventário > Inventário.
  2. Clique em Criar.
  3. No campo Tipo, selecione Serviço.
  4. Introduza um Código. Note que o seu código deve ser exclusivo.
  5. Forneça uma Descrição para informar um pouco sobre o artigo em stock. Por exemplo, Propinas Escolares para o Ano 2019.
  6. Especifique a Categoria a que pertence o seu produto.
  7. Defina um Preço para o seu artigo e adicione o seu Custo, se necessário. O preço é o preço de venda deste artigo de inventário que va ser preenchido nas facturas, e o custo é o preço de compra de um artigo especificado por defeito nas facturas de fornecedores.
  8. Se pretender que o desconto para este inventário inclua impostos, marque a caixa de seleção O desconto é tributável.
  9. No separador Configuração, as contas Despesa, Vendas e CPV são contas padrão criadas durante a configuração do sistema e, por isso, serão automaticamente apresentadas. Pode alterá-las, se necessário.
  10. Especifique o UPC (Código Universal do Produto), os códigos de IVA de Compra e Venda (se aplicável) e o Tipo de atividades.
  11. Se adquirir este serviço ao fornecedor, aceda ao separador Fornecedor e especifique um fornecedor preferencial do catálogo de Contrapartes, o seu Código e Descrição. Estas informações aparecerão no POS criado para este artigo de inventário.
  12. No separador Unidade de Medida (UM), defina uma unidade de medida para o item.
  13. Clique em Guardar e fechar.
Atenção: os campos com linhas vermelhas são de preenchimento obrigatório e não poderá prosseguir sem os preencher. Os restantes campos são opcionais.

Importação de artigos de inventário

Aceder à ferramenta de importação

Para aceder à ferramenta de importação:
  1. Aceda ao Menu.
  2. Selecione Introdução em Ferramentas.
  3. Clique no botão com duas setas ao lado de Importar listas e documentos.

Preparar ficheiro Excel

Para importar as informações de inventário, todas elas devem ser registadas numa ficheiro Excel. Prepare o ficheiro Excel, tendo em mente as regras específicas:
  • Esta folha de cálculo deve ser guardada no formato CSV.
  • Alguns laptops guardam um ficheiro CSV com um ponto e vírgula (;) como separador, mas para efeitos de importação, certifique-se de que é guardado com uma vírgula (,) como separador. Para alterar o separador, basta abrir o ficheiro CSV utilizando o Bloco de Notas, destacar o ponto e vírgula, ir a Editar e selecionar Substituir, inserir o ponto e vírgula na secção LOCALIZAR e, em seguida, inserir a vírgula na secção SUBSTITUIR. Pode guardá-lo normalmente e isso também corrigirá automaticamente o ficheiro CSV.
  • O ficheiro Excel deve ter colunas diferentes para cada atributo que faz parte de um cartão de inventário no sistema.
  • Cada artigo de inventário deve ocupar uma linha da folha de cálculo.
  • Existem determinados campos que podem ser identificados no ecrã da ferramenta de importação. Estes incluem: contas contabilísticas, fornecedor preferencial, método de custeio e categoria de inventário.
  • Se um artigo for tributável ou o desconto for tributável, deverá ser utilizado Verdadeiro/Falso na folha de Excel para identificação.
Quando estiver pronto, certifique-se de que foi guardado no formato CSV e fechado antes de importar.

Importar itens de inventário

Botões importantes:
  • Preparar Dados – após o ficheiro ter sido selecionado e mapeado para os atributos do sistema de um cartão de inventário, este botão irá verificar se existem erros.
  • Carregar Mapeamento de Campo – existem 2 opções para este botão:
  • Carregar Padrão – isto permitirá que guarde o seu mapeamento atual como padrão.
  • Carregar do arquivo – permitirá à equipa da Rise Moz criar o mapeamento e enviá-lo aos clientes. De seguida, o cliente poderá importar o mapeamento.
  • Salvar Mapeamento de Campo – existem 2 opções para este botão:
  • Salvar no Padrão – isto guarda as suas configurações na secção tabular que já estão mapeadas. Isto irá ajudá-lo a não ter de mapear sempre que carregar dados, mas o seu ficheiro deve seguir a mesma estrutura.
  • Salvar em Arquivo– isto irá descarregar o mapeamento atual e guardá-lo na pasta de downloads do seu computador como um ficheiro do tipo XML.
  • Redefinir o Mapeamento de Campo – isto irá limpar todo o mapeamento que foi feito.
  • Mostrar CSV e Mapeamento – isto irá abrir a janela onde poderá visualizar a folha de Excel e mapeá-la para determinados atributos.
Indicações importantes:
Após selecionar a opção de inventário na ferramenta de introdução, será apresentada uma janela pop-up que mostra todos os atributos e detalhes da ferramenta de importação.
  1. No campo O que pretende importar?, selecione Inventário.
  2. Se o ficheiro tiver um cabeçalho, marque a caixa de selecção A primeira linha do meu ficheiro de origem contém cabeçalhos.
  3. Pode ignorar o formato de data, uma vez que o objeto a importar não se relaciona com datas.
  4. Indique como o sistema deve lidar com as linhas já existentes. Existem duas opções: Ignorar registo ou Atualizar registo existente.
  5. Para indicar que o sistema deve ignorar os registos em branco, marque a caixa de seleção Ignorar os campos em branco.
  6. Para indicar que o sistema deve gerar o seu próprio código para o inventário, marque a caixa de seleção Gerar códigos de inventário únicos.
  7. Clique em Escolher arquivo para importação, selecione o ficheiro e clique em Abrir. Certifique-se de que o ficheiro selecionado está no formato CSV.

Mapear folhas de cálculo para atributos de cartão de inventário

Após selecionar o aqruivo a importar, surgirá uma janela pop-up, permitindo mapear a folha de cálculo dos atributos do cartão de inventário. Esta janela irá parecer-se com o seu ficheiro de folha de cálculo do Excel.
1. Clique duas vezes na primeira linha de cada coluna para a mapear. Esta linha irá inicialmente apresentar Escolha o campo e, após o mapeamento, irá apresentar o nome do atributo.
2. Quando terminar de mapear toda a folha de cálculo para os atributos, clique em Salvar e fechar.
3. Existem alguns atributos que não podem ser mapeados para a coluna da folha de cálculo e devem ser indicados manualmente no ecrã da ferramenta de importação. Por exemplo, contas da contabilidade. Para mapear estes campos, aceda ao ecrã de importação e, na linha destacada de cada campo, clique duas vezes no Valor predefinido para selecionar um valor. Isto abrirá a lista do Plano de contas, onde poderá selecionar a conta pretendida.
4. Existem atributos específicos, como o fornecedor preferencial, o método de custeio e a categoria de inventário. Podem ser mapeados e indicados manualmente no ecrã da ferramenta de importação.
5. Se o ficheiro tiver os mesmos atributos acima para todos os artigos, pode ser selecionado manualmente no ecrã da ferramenta de importação. Se o ficheiro tiver atributos diferentes para cada item, estes terão de ser gravados no ficheiro exatamente da mesma forma que são registados no sistema. Para mapear estes campos, aceda ao ecrã de importação e, na linha destacada para cada campo, clique duas vezes no Valor padrão para selecionar um valor.
  • Método de custeio – Média Ponderada ou FIFO.
  • Categorias de inventário– depende das categorias criadas pelo utilizador.
  • Fornecedor preferencial – consulta a lista de fornecedores no sistema.
  • Tipo de inventário– Product (produto) ou Service (serviço).

Verificando e importando os dados

1. Após concluir a ligação de todos os atributos, clique em Preparar Dados para verificar se existe algum erro no mapeamento. Quaisquer erros serão apresentados na parte inferior e indicados a vermelho. Apenas o cabeçalho deve estar a vermelho, pois não será importado. Se tiver selecionado a opção A primeira linha do meu arquivo de origem contém cabeçalhos, o sistema irá desmarcá-la automaticamente da seleção de importação. Se tudo estiver correto, a opção será automaticamente marcada. Se desejar desmarcar alguma opção, pode fazê-lo.
2. Após selecionar os artigos de inventário que pretende importar, clique em Verificar os Dados. Se houver algum erro, também será apresentado aqui na secção com falha.
3. Se não existirem erros, clique em Voltar para Visualização de Dados. Isto levá-lo-á de volta à página de verificação, onde verá agora o botão Importar dados a amarelo.
4. Clique em Importar dados. O sistema fornecerá estatísticas de quantos foram importados e quantos falharam.

Verificação de informações importadas

Após a importação, clique em Pode verificar os resultados aqui para abrir a lista de artigos do inventário. Em alternativa, pode aceder a Inventário e selecionar Inventário para abrir a lista de artigos do inventário.
Pode procurar os artigos de inventário que importou e abrir o cartão de dados para ver as informações importadas.

Documento de Registo de Saldos Iniciais de Inventário

Diário de inventário

O documento de Saldos iniciais de inventário afetará automaticamente o diário de inventário para mostrar um aumento no saldo do inventário.
Para ver os efeitos da importação do documento, clique em Inventário > Saldos iniciais de inventário abra o documento de Saldo e clique em Diário de inventário no topo.
O utilizador poderá ver como o documento registou os artigos e o valor no diário de inventário.

Registros Contabilísticos

O utilizador pode escolher se pretende registar o documento de saldos iniciais de inventário nos registos contabilísticos.
Para gerar registos de diário:
  1. Abra o documento de Saldos iniciais de inventário, abra o separador Configurações marque a caixa de selecção Gerar registos da contabilidade geral. Se esta caixa de seleção não estiver marcada, o registo contabilístico não será afetado. Afetará apenas o diário de inventário.
  2. Marque a caixa para registar no diário geral.
  3. Clique em Publicar para registar.
  4. Clique em Contabilidade Geral na parte superior para ver os efeitos.

Balancete

Para ver o efeito do documento importado no contabilidade geral, extraia um Balancete financeiro.
A secção inferior terá todas as contas do balanço e o utilizador poderá ver os valores registados na Conta de Controlo de Existências e na Conta de Saldo Inicial.
Se a caixa de selecção Gerar registos da contabilidade geral não estiver marcada, os valores não serão registados aqui e noutros registos.

Características do inventário

Criação de Características de Inventário

Para cada artigo de inventário no sistema, pode criar características. As características de inventário representam dimensões adicionais do seu produto. Podem ser cor, tamanho, volume e assim por diante.
Para criar uma nova característica:
  1. Aceda a Menu > Inventário ou Inventário > Inventário.
  2. Clique duas vezes no item de inventário para o qual pretende criar uma característica.
  3. Clique em Características na parte superior.
  4. Clique em Criar.
A janela Valor da característica (criar) é apresentada. Na janela aberta, o Objecto já está especificado.
  1. Especifique um Tipo de Característica (obrigatório) e um Valor.
  2. Clique em Guardar para guardar as alterações ou em Salvar e fechar para finalizar.

Tipos de características

No catálogo de Tipos de Características são armazenadas informações sobre vários tipos de características dos produtos da empresa. Por exemplo, cor, tecido, tamanho, etc.
Pode criar um novo tipo de característica diretamente na janela Valor da característica (criar).
Para criar um tipo de característica:
  1. Aceda a Menu > Inventário.
  2. Clique duas vezes num artigo de inventário para o qual pretende criar uma característica.
  3. Clique em Características na parte superior.
  4. Clique em Criar. A janela Valor da característica (criar) será apresentada.
  5. Clique na seta do campo Tipo de característica > Mostrar tudo > Criar.
  6. Especifique a Descrição (obrigatório). O Tipo de valor será Valor da característica por defeito. Um Código será gerado automaticamente pelo sistema.
  7. Clique em Guardar para guardar as alterações ou em Guardar e fechar para finalizar.
Para cada tipo de característica, pode criar valores de característica.
Para criar um valor de característica:
  1. Na janela Tipo de característica, clique em Valores de característica.
  2. Clique em Criar.
  3. Especifique uma Descrição e um Tipo de característica. Um Código será gerado automaticamente pelo sistema.

Códigos de barras

Pode criar um número ilimitado de códigos de barras para os seus artigos.
To create a barcode:
  1. Aceda à secção Inventário e clique em Códigos de barras.
  2. Clique em Criar.
  3. Introduza o código de barras ou clique em Gerar código de barras para o preencher automaticamente.
  4. Especifique o produto no catálogo de inventário.
  5. Introduza um número de série, se aplicável.
  6. Clique em Guardar e fechar.