Lista e configurações

Classes

As classes na Rise Accounting são outra forma de categorizar e agrupar transações, que podem ser utilizadas posteriormente nos relatórios. Podem ser aplicadas a Cotações, Pedidos de Venda, Faturas de clientes, Notas de Crédito, Projectos, Lançamentos de Controlo de Tempo, Pedidos de Compra, Faturas de Fornecedores, Envios e Devoluções de Fornecedores. Podem ser aplicadas ao nível de documento ou linha por linha. Para aplicar uma classe, selecione-a no menu suspenso. Alguns exemplos de como as classes podem ser utilizadas para agrupar transações:
  • Departamento numa empresa
  • Equipas de vendas
  • Empresas separadas numa única conta, todas sob o mesmo NUIT.

Ativando Classes

Para ativar as classes:
  1. Aceda ao Menu > Confugurações.
  2. Clique em Contabilidade.
  3. Clique na seccção Contabilização por dimensões opcionais.
  4. Marque a caixa de seleção Contabilidade por classes.

Criando Classes

Para criar classes:
  1. Aceda a Listas e Configurações.
  2. Clique em Classes.
  3. Introduza o nome da classe (Descrição).
  4. Se a nova classe for uma subclasse, introduza a classe Pai.
  5. Clique em Guardar e fechar.

Alteração da relação pai-filho das classes

Para alterar a relação pai-filho de uma classe:
  1. Aceda a Listas e Configurações.
  2. Selecione Classes.
  3. Selecione a classe e arraste-a para o item que será o pai. Em alternativa, clique duas vezes na classe, abra a lista suspensa Pai e selecione o novo pai. Para tornar a classe numa classe de nível superior, remova o valor do campo Pai.

Usuários

Esta lista é utilizada para gerir os usuários do aplicativo.
Para ver a lista de utilizadores, navegue até Listas e configuração > Usuários.

Criando Usuários

Para criar um utilizador:
  1. Aceda a Listas e Configurações.
  2. Na secção Criar, clique em Usuário.
  3. Introduza um Nome completo.
  4. Introduza um Nome (para login).
  5. Introduza uma Senha e a senha de Confirmação.
  6. Se o usuário for administrador, marque a caixa de seleção Administrador. Esta função tem direitos totais, além da capacidade de gerir outros usuários.
  7. Para cada módulo do software, clique no acesso que pretende conceder ao usuário: Acesso Total, Somente Visualizar ou Sem Direitos.
  8. Clique em Guardar e fechar.

Usuários ativos

Visão geral

O formulário Usuários ativos apresenta a lista de usuários que estão atualmente a trabalhar com a aplicação.
A lista inclui usuários que trabalham com a infobase através do thin client, web client ou modo Designer, bem como usuários técnicos como a ligação COM, ligação WS, tarefas em segundo plano e assim por diante.
Para abrir a lista de usuários ativos, aceda a Listas e Configurações > Usuários ativos.
A lista inclui:
  • Usuário. Nome completo do utilizador. Os utilizadores externos também são exibidos.
  • Aplicativo. Especifica o tipo de aplicação (por exemplo, thin client). O modo de ligação também é especificado. São também apresentadas sessões criadas noutros modos de ligação (ligação COM, serviços web e outros).
  • Hora de início da sessão. Data e hora de início da sessão.
  • Sessão. ID da sessão.
O número total de usuários ativos é apresentado na linha inferior da lista.
A linha correspondente à sessão atual utilizada para abrir a lista de usuários ativos está marcada a negrito.
Para sua conveniência, pode ordenar a lista por qualquer coluna.
A lista de usuários ativos não é atualizada em tempo real. Para visualizar os usuários ativos adicionados à lista após a sua abertura, clique em Atualizar ou prima F5.

Filtros

Utilize o campo Mostrar para selecionar um filtro da lista predefinida. Todas as sessões está selecionado por defeito.

Visualizando dados do usuário

Para visualizar dados de um usuário, clique duas vezes sobre ele.

Visualização do Registro de eventos

Para rever o histórico de trabalho de um usuário selecionado, clique em Registro de eventos para ir para o registo de eventos filtrado pelo usuário selecionado.

Encerramento de sessões (modo cliente/servidor)

No modo cliente/servidor, está disponível o comando Terminar sessão. Utilize este comando para terminar as sessões de utilizador selecionadas. Antes de utilizar este comando, defina os parâmetros de administração da aplicação no menu Todas as ações. Caso contrário, o comando poderá não ser executado corretamente.

Conjuntos de Unidades de Medida (UM)

A funcionalidade de Unidades de Medida Avançadas permite-lhe manter o controlo do inventário enquanto realiza as suas atividades diárias de uma forma que reflita as suas práticas de compra e venda. Pode comprar um artigo de inventário numa caixa e vendê-lo individualmente, mantendo as quantidades de inventário precisas. O sistema trata da conversão e mantém o inventário atualizado para si.
Um conjunto de unidades de medida agrupa unidades de medida e define a conversão entre elas. O sconjunto de unidades de medida é então aplicado a um ou mais artigos de inventário. Após a aplicação, pode especificar a unidade de compra e a unidade de venda padrão, que serão previamente preenchidas nas pedidos de compra e nas faturas de clientes.

Criação de conjuntos de unidades de medidas

Para criar um conjunto de unidades de medidas:
  1. Aceda a Listas e Configurações.
  2. Selecione Conjuntos de Unidades de Medida.
  3. Clique em Criar.
  4. Introduza um Nome do Conjunto de Unidades de Medida.
  5. Introduza o Nome da Unidade Base e a sua Abreviatura.
  6. Clique em Guardar.
  7. Clique em Criar para adicionar uma Unidade Relacionada e o seu Fator, tal como se relaciona com a base.
  8. Escolha uma Unidade de Compra Padrão. Será preenchida por defeito nos pedidos de compra.
  9. Escolha uma Unidade de Venda Padrão. Será preenchida por defeito nos documentos de vendas.
  10. Clique em Guardar e fechar.

Dicas e truques sobre unidades de medida

O fator pode ser um decimal. Utilize um conjunto para vários itens (certifique-se de que o nomeia genericamente para que seja fácil compreender o que o conjunto contém).
Utilize a unidade de medida mais pequena como base, na maioria dos casos.
Tenha cuidado para não alterar as unidades relacionadas no conjunto ou fatores para garantir um inventário preciso.
Nos documentos que informam quantidade, a unidade é sempre a unidade base.
Nos ajustes de inventário, a quantidade está na unidade de medida base.

Categorias de artigos

As categorias de artigos permitem agrupar produtos e serviços para fins de organização, definição de preços e relatórios. Podem ser utilizadas em conjunto com a matriz de preços para criar uma estrutura de preços complexa ou para simplificar a introdução de dados de preços no sistema. Após a definição das categorias de artigos, estas podem ser associadas aos artigos e aplicadas à matriz de preços para efeitos de determinação do preço.

Criação de categorias de artigos

Para criar uma categoria de artigos:
  1. Aceda a Inventário > Categorias de Inventário.
  2. Clique em Criar.
  3. Introduza uma Descrição para a categoria.
  4. Clique em Guardar e fechar.

Níveis de preços

O nível de preço é uma forma de agrupar clientes para efeitos de definição de preços e de relatórios. Com os níveis de preço, os produtos podem ser automaticamente precificados com base no cliente introduzido no documento de vendas. Com esta funcionalidade, pode definir o preço dos produtos de forma diferente para os seus clientes fiéis, gerar relatórios de clientes agrupados por níveis ou utilizá-los para limitar a visualização numa lista de faturas. Cada cliente pode ter um nível de preço atribuído, mas tal não é obrigatório.
Para criar um nível de preço:
  1. Aceda a Listas e Configurações > Níveis de Preços.
  2. Clique em Criar.
  3. Introduza uma Descrição para o nível de preço.
  4. Clique em Guardar e fechar.

Termos de pagamento

Os termos de pagamento aparecem nas faturas de clientes e são totalmente personalizáveis. Para o ajudar a começar, adicionámos os seguintes termos:
  • Devido após recebimento
  • Consignação.
  • Pagamento líquido 30.
  • Pagamento líquido 15

Criação de termos de pagamento

Para criar condições de pagamento:
  1. Aceda a Listas e Configurações > Condições de Pagamento.
  2. Clique em Criar.
  3. Introduza uma Descrição que aparecerá no campo Termos de Pagamento impresso, enviado por e-mail e no ecrã.
  4. Introduza um número no campo Dias.
  5. Clique em Guardar e fechar.
O número introduzido no campo Dias é utilizado para calcular a data de vencimento na fatura de clientes e representa o número de dias a partir da data da fatura. A introdução de zero neste campo resultará numa data de vencimento igual à data da fatura.

Países

A lista de países já vem pré-carregada. Pode adicionar, alterar ou eliminar países, se necessário.
Para criar um país:
  1. Aceda a Listas e Configurações.
  2. Selecione Países.
  3. Clique em Criar.
  4. Introduza um Código alfabético e o nome do País que pretende adicionar.
  5. Introduza uma máscara de IVA e uma Máscara do Número Único de Entidade Legal (opcional).

Províncias

A lista de províncias já vem pré-carregada. Pode adicionar, alterar ou eliminar províncias, se necessário.
Para criar uma província:
  1. Aceda a Listas e Configurações.
  2. Selecione Províncias.
  3. Clique em Criar.
  4. Introduza um Código alfabético e o nome da Província que pretende adicionar.
  5. Selecione o País onde se encontra a província.

Métodos de pagamento

Método de pagamento é uma forma pela qual o pagamento é feito, por exemplo, um pagamento eletrónico, dinheiro, cheque, etc.

Adicionando métodos de pagamento

Para criar um método de pagamento:
  1. Aceda a Listas e Configurações > Métodos de Pagamento.
  2. Clique em Criar.
  3. Introduza a Descrição do método de pagamento.
  4. Se pretender excluir este método de pagamento dos cálculos 1099, marque a caixa de selecção Excluir de 1099.
  5. Clique em Guardar e Fechar.

Configurar a numeração de documentos

A numeração permite praticamente qualquer esquema de numeração de faturas personalizado.
Por exemplo, os esquemas de numeração válidos podem ser:
  • Todos os caracteres numéricos (5, 5000, 500).
  • Todos os caracteres alfanuméricos (SF-WIY-CT).
  • Uma combinação de caracteres alfanuméricos (SF-001-IA).
Além disso, os caracteres podem estar em qualquer pedido. Se for utilizado um número em qualquer parte do esquema, será incrementado sempre que criar um novo documento. Por exemplo, o SF-001-IA passará a ser SF-002-IA, SF-003-IA, etc., e o 5000 passará a ser 5001, 5002 e assim sucessivamente. Os esquemas compostos apenas por letras não serão alterados ao criar novos documentos.
Para alterar o esquema de numeração:
  1. Aceda a Lista e Configurações > Numeração.
  2. Clique duas vezes na linha do documento à qual o esquema de numeração será aplicado.
  3. Na caixa de diálogo apresentada, introduza o seu esquema de letras e números no campo Número.
  4. Clique em Guardar e fechar.
Nota: se utilizava números anteriormente e pretende continuar a partir do último número utilizado, introduza o último número de documento do seu sistema antigo. O sistema criará automaticamente novos documentos com o número seguinte para si. Por exemplo, a introdução de SF-756 resultará no próximo número a ser SF-757.

Vendedores

Pode acompanhar as vendas de cada vendedor individualmente. Os relatórios de Vendas por Vendedor listarão as vendas de cada vendedor num determinado período.

Acompanhamento de vendedores nos pedidos

O campo Vendedor encontra-se em Cotações, Pedidos de venda, Faturas de clientes Vendas a dinheiro. Para utilizar o recurso, basta selecionar o vendedor adequado na lista suspensa. Se o vendedor não estiver na lista, crie uma nova entrada imediatamente, clicando no botão verde de adição.

Criando vendedores

Para criar um vendedor:
  1. Aceda a Lista e Configurações > Vendedores.
  2. Clique em Criar.
  3. Introduza o nome completo do vendedor.
  4. Clique em Guardar e fechar.