Pedidos de compra

Visão geral

Um pedido de compra é um documento apresentado a um fornecedor para a compra de bens ou serviços. O sistema utiliza pedidos de compra para acompanhar os artigos recebidos e faturados. A recepção das mercadorias enviadas é registada no sistema através da geração de uma fatura. Após a geração e publicação da fatura, são atualizadas as quantidades recebidas, faturadas e em falta.

Criação de pedidos de compra

Para criar um pedido de compra:
  1. Aceda a Compras.
  2. Selecione Pedidos de compra.
  3. Clique em Criar para criar um novo pedido.
  4. Escolha o fornecedor na lista suspensa Empresa. O local de entrega predefinido é preenchido automaticamente.
  5. Altere o Endereço, se aplicável.
  6. Introduza a data de entrega prevista.
  7. Se se tratar de um pedido para envio direto, clique no separador Opções de impressão, escolha o cliente no campo Dropship e selecione o Endereço de entrega.
  8. Clique no separador Memorando e insira um memorando, se desejar.
  9. Clique em Adicionar para adicionar uma linha ao pedido de compra.
  10. Escolha o Item na lista suspensa.
  11. Introduza a Quantidade e o Custo.
  12. Altere a Data de entrega, se aplicável.
  13. Clique em Publicar e fechar.

Visualização de pedidos de compra (visualização de lista)

Para visualizar uma lista de pedidos de compra no sistema:
  1. Aceda a Compras.
  2. Selecione Pedidos de compra.
Na vista de lista, pode:
  • Criar um novo pedido de compra.
  • Encontrar um pedido de compra.
  • Imprimir um pedido de compra.
  • Gerir uma fatura de fornecedor.
  • Exportar para Excel clicando em Lista de exportação.

Visualização de pedidos de compra individuais

Para visualizar um pedido de compra:
  1. Aceda a Compras.
  2. Selecione Pedido de compra.
  3. Clique duas vezes no pedido de compra que pretende visualizar.
Na visualização do pedido de compra individual, pode:
  • Editar o pedido de compra.
  • Imprimir o pedido de compra.
  • Gerir uma devolução de compra.

Modelos recorrentes

Se os seus pedidos de compra precisarem de ser criados regularmente, pode criar um modelo recorrente.
Para criar pedidos de compra recorrentes automaticamente:
  1. Aceda a Compras.
  2. Selecione Pedidos de compra.
  3. Abra um pedido criado anteriormente.
  4. Clique em Modelos recorrentes na parte superior.
  5. Clique em Criar.
  6. Clique na ação Gerar e selecione uma das seguintes opções:
  • Gerar uma cópia de rascunho de um documento. A cada intervalo de tempo selecionado, o sistema criará uma cópia de rascunho do pedido de compra selecionado.
  • Gerar e publicar uma cópia de um documento. A cada intervalo de tempo selecionado, o sistema criará uma cópia do pedido de compra selecionado e vai publicar automaticamente.
  1. Para gerar pedidos recorrentes vários dias antes do período selecionado, especifique o número no campo Dias de antecedência para criar. Por exemplo, se criar pedidos de compra todos os primeiros dias do mês e especificar 1, o pedido será criado, por exemplo, no dia 31 de março em vez de 1 de abril.
  2. Selecione o intervalo. Determina a frequência com que o sistema criará pedidos. Estão disponíveis os seguintes intervalos (para ver todas as opções, utilize as setas no ecrã):
  • Diário. O sistema criará pedidos a cada 1, 2, 3, 5 dias e assim sucessivamente.
  • Semanalmente. O sistema criará pedidos a cada 1, 2, 3, 5 semanas, etc., no dia da semana selecionado (por exemplo, segunda-feira).
  • Por mês. O sistema criará pedidos a cada 1º, 2º, 3º, 5º dias, etc. a cada 1, 2, 3, etc. meses OU de primeiro, segundo, terceiro, quarto ou último dia da semana a cada 1, 2, 3, etc. meses.
  • Anual. O sistema criará pedidos a cada dia (1º a 28º ou último) e mês específico (por exemplo, janeiro).
  1. Selecione a data para iniciar a criação de pedidos no campo Começar em ou depois.
  2. Selecione uma das seguintes opções para interromper a criação de pedidos:
  • Para interromper a criação de pedidos após uma data específica, introduza a data no campo Parar após.
  • Para interromper a criação de pedidos após um determinado número de pedidos, especifique o número no campo Parar após N ocorrência(s).
  • Para não interromper a criação de pedidos, seleccione Prosseguir continuamente (não parar).
  1. Quando estiver pronto, leia a descrição do seu pedido na parte superior para ter a certeza de que está tudo correto e clique em Guardar e fechar.
Para fazer com que o sistema o lembre de criar pedidos de compra recorrentes:
  1. Navegue até Compras.
  2. Selecione Pedidos de compra.
  3. Abra um pedido criado anteriormente.
  4. Clique em Modelos recorrentes na parte superior.
  5. Clique em Criar.
  6. Selecione a ação Lembrar. O sistema irá lembrá-lo de copiar o pedido de compra a cada intervalo de tempo selecionado.
  7. Para o recordar vários dias antes da data da transação, especifique o número no campo Lembre-me N dia(s) antes da data da transação. Por exemplo, se a data da transação for todos os primeiros dias do mês e tiver especificado 1, o sistema irá lembrá-lo de criar o pedido, por exemplo, no dia 31 de março em vez de 1 de abril.
  8. Selecione o intervalo. Determina a frequência com que o sistema irá recordá-lo de criar pedidos. Estão disponíveis os seguintes intervalos (para ver todas as opções, utilize as setas no ecrã):
  • Diário. O sistema criará pedidos a cada 1, 2, 3, 5 dias e assim sucessivamente.
  • Semanalmente. O sistema criará pedidos a cada 1, 2, 3, 5 semanas, etc., no dia da semana selecionado (por exemplo, segunda-feira).
  • Por mês. O sistema criará pedidos a cada 1º, 2º, 3º, 5º dias, etc. a cada 1, 2, 3, etc. meses OU de primeiro, segundo, terceiro, quarto ou último dia da semana a cada 1, 2, 3, etc. meses.
  • Anual. O sistema criará pedidos a cada dia (1º a 28º ou último) e mês específico (por exemplo, janeiro).
  1. Selecione a data para iniciar a criação de pedidos no campo Começar em ou depois.
  2. Selecione uma das seguintes opções para interromper a criação de pedidos:
  • Para interromper a criação de pedidos após uma data específica, introduza a data no campo Parar após.
  • Para interromper a criação de pedidos após um determinado número de pedidos, especifique o número no campo Parar após N ocorrência(s).
  • Para não interromper a criação de pedidos, seleccione Prosseguir continuamente (não parar).
  1. Quando estiver pronto, leia a descrição do seu pedido na parte superior para ter a certeza de que está tudo correto e clique em Guardar e fechar.
Para fazer com que o sistema crie um modelo de pedidos de compra recorrentes:
  1. Navegue até Compras.
  2. Selecione Pedidos de compra.
  3. Abra um pedido criado anteriormente.
  4. Clique em Modelos recorrentes na parte superior.
  5. Clique em Criar.
  6. Selecione a ação Salvar para guardar um pedido de compra como modelo na lista de modelos recorrentes.
  7. Quando estiver pronto, leia a descrição do seu pedido na parte superior para ter a certeza de que está tudo correto e clique em Guardar e fechar.

Rastreamento de artigos recebidos e faturados

O sistema utiliza pedidos de compra para acompanhar os artigos recebidos e faturados. A recepção das mercadorias enviadas é registada no sistema através da geração de uma fatura de fornecedor. Após a criação e publicação de uma fatura de fornecedor, os totais recebidos e faturados são atualizados no pedido de compra.

Pedidos em atraso

Os pedidos em atraso são registados no pedido de compra se o fornecedor entregar parcialmente a quantidade solicitada no pedido. A quantidade em atraso é atualizada mediante a criação de uma fatura publicada com uma quantidade de um ou mais artigos inferior à quantidade solicitada no pedido. Quando esta condição ocorre, o estado do pedido de compra é definido como em atraso até que seja criada uma fatura adicional para registar a recepção do resto dos artigos encomendados.